Tietosuojaseloste

Päivitetty 24.5.2018.

Rekisterinpitäjä
Vida Design Oy
y-tunnus: 2422294-3
Antinkatu 2, 28100 Pori
puh. +358 44 270 7990

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa
Heidi Valtonen
heidi.valtonen@vidadesign.fi
puh. +358 44 270 7990

Rekisterin nimi
Vida Design Oy:n asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietoja voidaan käyttää seuraaviin tarkoituksiin:

– asiakassuhteen ja sen toimeksiantojen hoitaminen ja ylläpito
– laskutus ja maksunvalvonta
– kävijätietojen analysointi verkkosivuilla
– rekisterinpitäjän tuotteiden ja palveluiden markkinointi sekä tiedottaminen
– palvelujen ja liiketoiminnan kehittäminen

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteröitävät tiedot
Rekisteriin voidaan merkitä seuraavanlaisia tietoja asiakkaasta:

– asiakasyrityksen/-yhteisön ja sen yhteyshenkilöiden perustiedot, kuten nimi ja osoitetiedot, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
– asiakkuuteen ja sopimussuhteeseen liittyvät tiedot, kuten tilaus- ja ostokäyttäytymistiedot sekä muut yhteydenotot
– laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
– verkkosivujen sivustokäyttäytyminen sekä tekniset tiedot (mm. ip-osoite)
– muut rekisteröidyn antamat, asiakassuhteen hoitamista varten välttämättömät tiedot (sis. kuvatiedostot, joissa voi esiintyä henkilöitä).

Henkilörekisterin säännönmukaiset tietolähteet
Asiakasta koskevat tiedot saadaan:
– asiakkaalta itseltään sähköpostitse tai puhelimitse
– verkkosivuilla olevien lomakkeiden kautta, jonka käyttäjä itse täyttää
– evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja siirrot
Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille, paitsi Suomen viranomaistoimien niin edellyttäessä.

Rekisterin tietoja voidaan siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle käsiteltäväksi rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi, jolloin rekisterinpitäjä noudattaa tämän lakisääteisiä velvoitteita tietosuojan tason varmistamiseksi. Käytämme tietosuoja-asetuksen noudattamiseen sitoutuneita pilvipalveluja, joissa tiedot ovat suojattuna henkilötietolain edellyttämällä tavalla.

Yrityksemme voi käyttää EU:n tietosuoja-asetuksen sallimalla tavalla toimivia alihankkijoita asiakasyritysten toimeksiantojen toteuttamiseen. Tällöin henkilötietoja siirretään alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen palvelujen toteuttamiseksi. Käytämme sopimuskumppaneita, jotka noudattavat EU:n GDPR-tietosuoja-asetusta ja muun lainsäädännön asettamia vaatimuksia.

Tietojen tarkastusoikeus ja korjaaminen
Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja lähetettävä allekirjoitettuna yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Yhden tarkastuspyynnön käsittely vuodessa on rekisteröidylle maksutonta.

Rekisteröidyllä on lisäksi henkilötietolain 29 §:n mukaisesti oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Tietojen korjauspyynnössä on yksilöitävä korjattava virhe ja ilmoitettava korjatut tiedot. Kirjallinen korjauspyyntö on lähetettävä yllä mainitulle rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Tietojen poistaminen
Tietoja voidaan poistaa asiakkaan vaatimuksesta tai asiakassuhteen loppumisen vuoksi. Tietoja säilytetään vain sen ajan kuin on tarpeen palvelujen tarjoamiseksi ja asiakassuhteen ylläpitämiseksi.

Rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen salassapitosopimusta noudattaen.

A. Manuaalinen aineisto
Mahdolliset manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty. Manuaalisesti käsiteltävät henkilötietoja sisältävät asiakirjat tuhotaan asianmukaisesti käsittelyn jälkeen.

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Asiakastietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja vartioiduissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Kielto-oikeus
Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely.

Tietoa evästeiden käytöstä
Tällä verkkosivustolla käytetään käyttäjäseurannassa Google Analytics -ohjelmistoa, jonka tarjoaa Google Inc. (myöhemmin ”Google”). Seurantaohjelman javascript-koodi ajetaan palvelussa jokaisella sivulatauksella. Google Analytics yksilöi käyttäjän ns. evästeillä (engl. cookies), jotka ovat selaimen koneellesi tallentamia tekstitiedostoja. Sivuston käyttöä koskevat tiedot välitetään ja säilytetään Googlen palvelimilla mm. Yhdysvalloissa. käyttää tätä tietoa koostaakseen verkkosivuston käytöstä raportteja, joita käytetään kävijämäärätilastointiin ja palvelun parantamista varten.

Evästeillä kerätty käyttäjätieto on anonyymia. Käyttäjä voi estää evästeiden käytön valitsemalla selaimensa asetuksista evästeiden estämisen. Tällöin käyttäjä ei välttämättä voi käyttää hyväksi kaikkia sivuston toiminnallisuuksia. Käyttämällä näitä verkkosivuja käyttäjä hyväksyy Googlen tiedonkeruun yllä mainittuihin käyttötarkoituksiin.

Lisätietoja Googlen analytiikkaseurannasta Googlen tietosuojasivulta. Google Analytics -seurannan voi estää: http://tools.google.com/dlpage/gaoptout